شرح وظایف کلی روابط عمومی در سازمانها
اقدامات روابط عمومی سازمان ها در قالب مجموع های از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که می توان آ نها را تحت عنوان شاخصهای گوناگون مانند: اطلاع رسانی و ارتباط با رسانه ها ،ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی،مراسم و مناستها، تبلیغات و انتشارات، پژوهش و افکار سنجی ، روابط عمومی الکترونیک دسته بندی نمود.
الف: اطلاع رسانی و ارتباط با رسانه ها :
-جمع‌آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تهیه خبر و گزارش و تدوین سیاستهای خبری و تبلیغاتی از طریق: شرکت در جلسات مدیران و سیاستگذاری سازمان ،شرکت در گردهمائی هائی که از سوی سازمان برگزار می شود و دریافت گزارش فعالیتها ، برنامه‌های واحدهای مختلف ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.
– انعکاس فعالیتهاو برنامه‌های سازمان به مردم ،دولت ، رسانه و سازمانهای داخل وخارج کشور از طریق تهیه مطالب خبری (تهیه و تنظیم اخبار، گزارش، اطلاعیه، آگهی و قرار دادن در سایت سازمان انعکاس آن در رسانه‌ها )
-برگزاری نشست های خبری مسئولان سازمان با رسانه ها و انجلم مصاحبه های اختصای رسانه ها با مسئولان و تنظیم مصاحبه ها با هدف ارتباط مطلوب سازمان ها با رسانه ها و معرفی اقدامات سازمان و پاسخگوئی به پرسشها و ابهامات
-بررسی مطالب انتشار یافته در رسانه های خبری که به طور مستقیم و غیرمستقیم با فعالیتها و وظایف سازمان مرتبط است ، از طریق گردآوری و ارزشیابی مندرجات رسانه های مکتوب ، شنیداری ، تصویری و الکترونیکی
-تهیه جوابیه و تکذیبیه و توضیحات تکمیلی در خصوص مطالب خبری رسانه ها در صورت لزوم
-تهیه بیانیه و اطلاعیه و اعلامیه در مناسبتهای مختلف و ارسال به رسانه ها
-تهیه مستمر گزارش عملکرد سازمان
ب:ارتباطات :
-ارتباطات درون سازمانی و ارتباط با کارکنان
-ارتباط با خانواده کارکنان و بازنشستگان
-ارتباط با سازمان های همکار
-ارتباط با دانشگاه ها و مراکز پژوهشی
-ارتباط با نخبگان نظیر نمایندگان مجلس و نویسندگان،پژوهشگران و خبرنگاران فعال در حوزه کاری سازمان
-ارتباط با سایر سازمان ها
پ: مراسم و مناسبت ها
-مناستهای مذهبی – ملی
-مناسبتهای صنفی و سازمانی
-برپائی و حضور در نمایشگاه ها
-برگزاری همایش ها
– افتتاحیه پروژ ه های علمی و پژوهشی و عمرانی
-بازدید مقامات و شخصیتها
ج:روابط عمومی الکترونیک
-بروز رسانی وب سایت سازمان ها با همکاری واحدهای دیگر
– انتشار مستمر اطلاعات و اخبار سازمان از طریق وب سایت سازمان
-ارسال پیامک
-حضور در فضای مجازی به منظور معرفی ابعاد مختلف کاری سازمان ها و ارائه گزارش عملکرد
ت: افکارسنجی شامل ارتباط مستمر با مخاطبان سازمان و بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مخاطبان سازمان ، رسانه ها و نخبگان از طریق:
– برنامه ریزی ارتباطات مردمی.
– انجام گرفتن طرحهای نظرسنجی.
– انجام گرفتن تحلیل محتوای رسانه ها .
-تهیه گزار شهای تحلیلی ادواری )ماهانه/ فصلی/ سالانه( از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت سازمان ها .
-نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر مخاطبان به ویژه نخبگان و رهبران فکری، رسانه ها و سایر دستگا هها از یک سو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت )تحلیل محتوا و تحلیل گفتمان).
-طراحی نظام جامع گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور سازمان.
-اجرای طرح های افکارسنجی جهت ارتقاء کیفی برنامه های سازمان ( تنظیم و توزیع فر مهای افکارسنجی در مناسبتها و همایش ها و نمایشگاه هاو استخراج نتایج و گزارش به مدیران سازمان)
ث : تبلیغات وانتشارات
– تهیه عکس ، فیلم ،تیزر و دیگرمقوله های ارتباطات تصویری ازفعالیتهای سازمان وانعکاس آنها .
تهیه پوستر، بنر، استند بنر، کلیپ، انجام تبلیغات در نمایشگر L.E.D سازمان
انتشار نشریه عمومی یا تخصصی ، کتاب ، بروشور و جزوات آموزشی و تحصصی برای استفاده عموم مخاطبان سازمان در جامعه
