حضور در نمایشگاه، چرا؟ چگونه؟
برگزاري نمايشگاه ها و سمينارها، هر ساله نمایشگاه های زیادی در سطح کشور چه به شکل مستقل و چه در کنار یک همایش برگزار می شود که شرکتهای نرم افزاری را برای حضور در آنها وسوسه می کند. حضور در این نمایشگاه ها در قالب یک غرفه، معمولا هزینه زیادی را برای شرکتها در بر دارد که متاسفانه اغلب به دلیل اینکه هدف از شرکت در نمایشگاه روشن نیست و اقدامات درستی قبل، در زمان برگزاری و پس از آن انجام نمی شود، این هزینه به هدر می رود. در این نوشته نه از دیدگاه یک متخصص تبلیغات، بلکه از نگاه تجربی یک مدیر که هر ساله به صورت متوسط در یک همایش یا نمایشگاه شرکت می کند، اهداف و حداقل های شرکت در نمایشگاه را مورد بررسی قرار می دهم، امیدوارم دوستان دیگر نیز تجربیاتشان را به اشتراک بگذارند تا در نهایت یک بسته کامل برای عزیزانی که مایلند در یک نمایشگاه شرکت کنند، فراهم شود.
پیش از هر چیز باید هدف از شرکت در یک نمایشگاه روشن شود تا هزینه کردن در این زمینه توجیه پذیر شود.
اهداف حضور در نمایشگاه
سالها پیش از یک مدیر بزرگ که شرکتی نرم افزاری و موفق را اداره می کرد پرسیدم چرا در نمایشگاه شرکت می کنید؟ پاسخ داد: برای اینکه به رقبایم نشان دهم من هنوز زنده ام! هنوز ورشکست نشده ام و سرپایم! چون من مشتری خودم را دارم و از این نظر نمایشگاه به درد من نمی خورد!
آن روزها این نظر برایم عجیب بود، اما پس از تاسیس شرکت و حضور در یکی دو نمایشگاه، معنی جمله آن مدیر را کاملا فهمیدم!
به طور کلی می توان اهداف حضور در نمایشگاه را در چند مورد زیر خلاصه نمود:
-بازاریابی و جذب مشتری: در نمایشگاهی که مشتری شما از آن بازدید می کند و یا در آن حضور دارد، حضور شما باعث می شود مشتری شما را پیدا کند، بسته به نوع حضور شما به شما جذب شود و مقدمات فروش برایش فراهم شود و یا در همان جا فروش صورت گیرد.
-برند سازی: گاهی اوقات شما در نمایشگاه مستقیما مشتری پیدا نمی کنید، بلکه حضور شما، پوشش خبری و تبلیغی این حضور باعث می شود که نام شما و یا محصولاتتان در ذهن افکار عموم و یا یک قشر خاص جا بیافتد و تبدیل به یک برند تجاری (Brand) گردد.
-نمایش توانمندی یا سرمایه شما به رقبا: مانند آن نظر مدیر برخی مواقع شما در یک نمایشگاه شرکت می کنید و یا حامی (sponser) یک همایش یا نمایشگاه می شوید که در فضای رقابتی، بتوانید عرض اندامی کنید.
– ارتباط با مشتریان قبلی: برخی موارد ، حسن شرکت در یک نمایشگاه ان است که شما مشتریان قبلی خود را در یک فضای متفاوت می بینید و می توانید رابطه تجاری خود با آنها را بازخوانی کنید.
برای حضور در نمایشگاه به نظر من باید یکی از اهداف فوق با ترکیب با اولویتی از آنها را داشت، در غیر اینصورت حضور در یک نمایشگاه بی معنی است. اگر فقط در نمایشگاه شرکت می کنید که در نمایشگاه شرکت کرده باشید، پولتان را در جوی آب ریخته اید. اگر در نمایشگاهی نمی توانید بفروشید، برند بسازید و یا چشم رقیبتان را کور کنید!، شرکت نکنید!
برگزاري نمايشگاه ها و سمينارها
به نظر من حضور در یک نمایشگاه را باید به سه بازه زمانی پیش از برگزاری، زمان برگزاری و پس از آن تقسیم نمود. اهمیت این سه بازه در یک سطح است و اگر در هر کدام اقدامات درست صورت نگیرد، هدف شما محقق نخواهد شد.
پیش از برگزاری، به جز اجاره غرفه، باید اقدامات زیر صورت گیرد:
– آماده سازی اقلام تبلیغی، نظیر کاتالوگ، بروشور، CD ، فرمهای لازم، اشانتیون و ….
– آماده سازی پلان غرفه به شکلی شایسته و آماده سازی تجهیزات و لوازم نمایشگاهی مانند استند، کانتر، پاپ آپ و…. و سایر تجهیزات مانند میز وصندلی، کامپیوتر ها و ….
-خبررسانی در سطح خبرگزاری ها در مورد حضور در نمایشگاه بسته به هدف (اگر هدف ساخت Brand است اینکار الزامی است)
– اطلاع رسانی به مشتریان بالقوه، رقبا یا مشتریان موجود بسته به هدف از حضور
– آماده سازی و آموزش پرسنلی که در غرفه حاضرند.
در زمان برگزاری باید به نکات زیر دقت نمود:
– غرفه شما معرفی از شرکت شما است. بسته به هدف و بودجه سعی کنید غرفه شیکی آماده کنید، وسایل پذیرایی خوب و گرانقیمتی داشته باشید. اگر می خواهید شیرینی ارزانی به بازدید کننده بدهید، بهتر است اصلا ندهید! حتی اگر یک غذای ارزان را دوست دارید جلوی چشم بازدید کننده نباید آن را بخورید. شما در نمایشگاه شرکت کرده اید که خود را در معرض دید عموم قرار دهید ، پس مانند یک مهمانی مهم، آبروداری کنید!
– تلاش کنید غرفه به دو بخش کلی تقسیم شود: یک بخش وروردی که مخاطب را جلب کند و یک فضای مذاکره (VIP ) که بتوانید در آن از اشخاص مهم به شکلی که نشان دهد خاص هستند پذیرایی کنید و مذاکره داشته باشید.
– ثانیه های حضور شما مهم است. آن را هدر ندهید. با یک شخص بیش از اندازه وقت نگذارید، مراقب باشید شما آمده اید که به هدفتان برسید پس از کارهای بیهوده یا صحبت با اشخاص غیر مهم و یا عدم حضور فعال در غرفه اجتناب کنید.
– کسانی را در غرفه بگمارید که بتوانند به هدف شما کمک کنند. افرادی با لباس مرتب، برخوردی خوب و آگاه به فعالیت شرکت شما. بسته به جو نمایشگاه و هدف شما باید خودتان یا تیم فروش و بازاریابی شرکت کند.صرفا حضور افرادی زیبا یا با تیپ خاص، به شما در رسیدن به هدف کمک نخواهد کرد.
– تلاش کنید افراد مهم را قبل از رسیدن به غرفه خود شناسایی کنید و آنها را جذب کنید، الزامی ندارد که اگر یک فرد مهم از مقابل غرفه شما گذر کرد، خود به خود جذب ماجرا شود.
– از اقلام تبلیغی خود به شکل هدف مند استفاده کنید. مراقب باشید متاسفانه بسیاری از افراد در کشور ما صرفا برای تفریح و وقت گذارنی از یک نمایشگاه بازدید می کنند و دادن اقلام تبلیغی به آنها و یا وقت گذاشتن برای آنها هدر دادن هزینه و زمان است.
-چنانچه کسی در زمان نمایشگاه به شما ، شرکتتان و یا محصولتان ابزار علاقه شدید نشان داد، الزاما فرد مهم و کلیدی نیست! ما ایرانی ها عادت داریم حتی در هنگام خرید از یک مغازه، حتی اگر از یک جنس خوشمان نیاید، جوری وانمود کنیم که آن را می خواهیم و پس از آنکه وقت فروشنده را گرفتیم با گفتن “این باشد تا یک دور بزنیم” آب پاکی را روی دست فروشنده بریزیم.
– تلاش کنید از بازدید کنندگان اطلاعات مهم نظیر نام، سمت و اطلاعات تماسی آنها و زمینه علاقه مندیشان را بگیرد تا پس از نمایشگاه به عنوان یک lead در اختیار تیم بازاریابی شما قرار گیرد.
– بسته به هدف باید کاری کنید که اشخاص مهم و کلیدی، شما را به خاطر بسپارند. پس کاری کنید که این اتفاق بیافتد. از خلاقیتتان استفاده کنید.
زمان پس از نمایشگاه بسیار مهم است. اگر هزینه زیادی بکنید و یک نمایشگاه را به خوبی برگزار کنید اما پس از آن اقدامی در این زمینه نکنید، همه چیز را هدر داده اید. باید در این زمینه اقدامات زیر را صورت دهید:
– تلاش کنید پوشش خبری مناسبی در این مورد ایجاد کنید، خبرگزاری ها، وب سایت شرکت، گالری های تصاویر، فضای اتاق های دمو و … محل هایی هستند که می توانید حضورتان را ثبت کنید تا در آینده نیز افراد جدید از این قضیه مطلع شوند.
-تلاش کنید بلافاصله با بازدید کننده های مهم ارتباط برقرار کنید و اطلاعات مورد نیاز را به آنها اطلاع دهید. مجددا پس از گذشت یک یا دو هفته تا حداکثر یک ماه مجددا با آنها ارتباط برقرار کنید و در قالب ارسال یک برشور، تماس تلفنی و یا …. ارتباط را بازخوانی کنید، اینکار باعث می شود بازدید کننده شما را فراموش نکند.
– اگر هدفتان از نمایشگاه فروش کالا است، تلاش کنید گرمی مشتری را از دست ندهید و بلافاصله جلسات دمو و یا فروش برای مشتریان بالقوه را برگزار کنید. سپری شدن زمان باعث می شود تاثیر ملاقات شما در نمایشگاه برای افراد کمرنگ شود.
– یک اطلاعات آماری از حضور خود در یک نمایشگاه تهیه کنید مانند هزینه انجام شده، تعداد بازدیدکننده، میزان رسیدن به هدف و …. تا به عنوان یک درس برای حضور مجدد در این نمایشگاه در سالهای بعد یا نمایشگاه های دیگر مورد استفاده قرار گیرد. تلاش کنید یک نظر سنجی مناسب انجام داده و نقاط قوت و نواحی قابل بهبود را استخراج کنید و تقویت و یا بهبود آنها را به عنوان یک رویه سازمانی تبدیل کنید.
